El costo real de un no-show: la fórmula que puedes calcular con tus propios números

La mayoría de los médicos calcula el costo de un no-show como el precio de la consulta. Es la parte visible, y es la más pequeña.

Las cinco líneas del costo

1. Ingreso perdido. El precio de la consulta o procedimiento que no se realizó.
2. Costo de oportunidad. Otro paciente que hubiera podido ocupar ese horario y no fue llamado porque la agenda estaba "llena".
3. Costo operativo fijo. Renta, luz, sueldos e insumos siguen corriendo con la sala vacía. Este costo ya estaba pagado: lo que se pierde es su uso.
4. Tiempo de recepción. Llamadas para confirmar, reagendar o buscar sustituto.
5. Desgaste del equipo. Llega preparado para atender y se encuentra con una ausencia.

Cómo calcularlo tú, en una hoja de cálculo

1. Precio promedio de tu consulta: P.
2. Tu no-show de los últimos 3 meses: N citas.
3. Costo de oportunidad: cuántas de esas N citas se hubieran podido llenar con un paciente en lista de espera. Multiplícalo por P.
4. Costo operativo: costo fijo mensual dividido entre horas de consulta disponibles, multiplicado por la duración de cada cita fallida.
5. Tiempo de recepción: minutos dedicados por cada inasistencia, por el costo por minuto de tu personal.

Suma las cinco líneas. Ese es tu número, no el de nadie más.

Un ejemplo aritmético, con supuestos explícitos

Supongamos: P = $800, 11 inasistencias al mes, 3 de ellas que se hubieran podido llenar, costo fijo de $250 por hora de consulta, cita de 30 minutos, 15 minutos de recepción a $120 la hora.

• Ingreso perdido: 11 × $800 = $8,800
• Oportunidad: 3 × $800 = $2,400
• Operativo: 11 × $125 = $1,375
• Recepción: 11 × $30 = $330
• Total: $12,905 al mes

Nada de eso es un promedio medido en clínicas mexicanas: es aritmética sobre los supuestos del párrafo anterior. Cámbialos por los tuyos y el resultado cambia. Lo que no cambia es la estructura del cálculo.

Por qué no publicamos un multiplicador

Un "× 2.8" o un "× 3" suena a dato y es una opinión con decimales. El multiplicador depende de tu mezcla de servicios, de tu lista de espera y de tu estructura de costos. Si alguien te da un multiplicador sin darte la muestra, te está dando publicidad.

Qué hacer con el número

Si el costo mensual es mayor que lo que cuesta prevenirlo, el recordatorio se paga solo. Si es menor, no: y conviene saberlo antes de firmar.